1. Cyflwyniad

Canolfan ymchwil amlddisgyblaethol ym Mhrifysgol Aberystwyth (PA) yw Canolfan Gwleidyddiaeth a Chymdeithas Cymru. Mae’r Ganolfan yn fenter gydweithredol gyda Sefydliad Ymchwil Cymdeithasol ac Economaidd a Data Cymru (WISERD). Caiff ymgysylltu a marchnata’r Ganolfan eu cyflawni gan Brifysgol Aberystwyth a WISERD.  

Ein manylion cyswllt yw:
Canolfan Gwleidyddiaeth a Chymdeithas Cymru 
Prifysgol Aberystwyth
Campws Penglais
Aberystwyth, SY23 3DB
E-bost: cwps@aber.ac.uk

PA yw’r rheolwr data a gellir cysylltu â’i Swyddog Diogelu Data trwy e-bostio:  infogovernance@aber.ac.uk.
Mae’r hysbysiad hwn yn egluro sut rydym yn trin ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn unol â deddfwriaeth diogelu data gyfredol y Deyrnas Gyfunol.

2. Pa ddata personol mae’r Ganolfan yn ei brosesu ac ar gyfer beth ydym ni’n ei ddefnyddio?

Efallai y bydd y Ganolfan yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth amdanoch chi eich hun os ydych chi am ddefnyddio ein gwasanaethau. Gall hyn gynnwys cofrestru ar gyfer digwyddiad, gofyn i ymuno â’n rhestr bostio, gofyn am gael derbyn poster etholiad cyffredinol yn y post a gofyn am ddolen gwefan YouTube at recordiad o ddigwyddiad. Mae’r data rydym ni’n ei brosesu’n cynnwys:

  • Eich enw a’ch teitl;
  • Eich manylion cyswllt h.y. cyfeiriad, e-bost, rhif ffôn a dewisiadau cysylltu;
  • Eich diddordebau ymchwil;
  • Eich presenoldeb yn ein digwyddiadau a allai gynnwys eich delwedd a sain (os yw’n berthnasol);
  • Gwybodaeth sy’n effeithio ar rediad digwyddiadau, fel gofynion dietegol a mynediad;
  • Y sefydliad rydych chi’n gweithio iddo a’ch swydd yn y sefydliad.

Caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio gan y Ganolfan i weinyddu’r gwasanaethau rydych chi wedi cofrestru amdanynt. Dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn y Deyrnas Gyfunol (GDPR), y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw cydsyniad. Gallwch dynnu eich cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg. Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â’r Ganolfan yn defnyddio’r manylion cyswllt a nodir yn adran 1.

3. Recordio fideo ar Zoom 

Bydd rhai o’n digwyddiadau’n cael eu recordio a’u llwytho i YouTube. Caiff hyn ei hysbysebu ar dudalen cofrestru’r digwyddiad. Bydd hyn yn helpu i wneud y digwyddiad a’r wybodaeth yn hygyrch i fwy o bobl. Ceir gwybodaeth ar sut i reoli’r recordiadau hyn isod:

  • Caiff y recordiad ei ddileu o YouTube ar ôl 5 mlynedd.  
  • Ein sail gyfreithiol dros recordio hwn yw eich cydsyniad. Mae gennych hawl i wrthod cydsynio ar unrhyw bwynt hyd at ddarlledu.

Dyma sut rydym ni’n sicrhau eich cydsyniad:

  • Cyn dechrau recordio, bydd naidlen yn ymddangos yn gofyn am eich cydsyniad i gael eich recordio.
  • Ceir opsiwn i ddiffodd eich camera a meicroffon.
  • Ceir opsiwn i newid sut y dangosir eich enw. Awgrymwn eich bod yn gwneud hyn cyn ymuno â’r digwyddiad. Am wybodaeth ar sut i wneud hyn, ewch i’r dudalen cymorth Zoom hon. 
  • Os nad ydych chi’n cytuno i roi eich cydsyniad cewch eich tynnu o’r digwyddiad.
  • Yn anffodus, nid yw’n bosibl i chi aros yn y digwyddiad os nad ydych yn rhoi cydsyniad.
  • Bydd y fideo yn recordio’r siaradwr ar y pryd, mae hyn yn golygu os byddwch chi’n dechrau siarad bydd eich llais neu fideo yn y recordiad.
  • Neu gallwch deipio eich cwestiynau yn y blwch sgwrsio a bydd ein cyflwynydd yn eu darllen yn uchel. Mae modd tynnu’r cwestiynau allan ar gais drwy olygu.
  • Ni fydd enwau cyfranogwyr yn cael eu dangos yn y recordiad.
  • Bydd negeseuon sain yn chwarae bob tro y bydd y recordio’n dechrau neu’n ailddechrau, gan hysbysu cyfranogwyr bod y cyfarfod yn cael ei recordio.

4. Ffotograffau digwyddiadau a/neu’r fideos

Ffotograffau a/neu’r fideos yn cael eu recordio a’u tynnu at bob diben hyrwyddo (mewnol ac allanol) sy’n cynnwys, ond sydd heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:  

  • Gwefan;
  • Ymgyrchoedd traddodiadol (pamffledi, taflenni, posteri); 
  • Printiau copi caled;
  • Monitorau gwybodaeth;
  • Darparu ar gyfer y cyfryngau; 
  • Digidol (cyfryngau cymdeithasol, ymgyrchoedd rhaglennol digidol, negeseuon e-bost). 

Bydd Canolfan Gwleidyddiaeth a Chymdeithas Cymru (CWPS) yn defnyddio’r ffotograffau a’r cynnwys fideo am 5 mlynedd o ddyddiad y digwyddiad. Os nad ydych chi, yn ystod yr 5 mlynedd, am i CWPS ddefnyddio’r ffotograffau neu’r cynnwys fideo mwyach, gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl fel na ellir eu prosesu ymhellach drwy gysylltu â cwps@aber.ac.uk. Ar ôl 5 mlynedd, mae’n bosibl y bydd y ffotograffau a’r cynnwys fideo yn cael eu cadw at ddibenion archifol.  

5.       Rhannu eich data personol

Er mai ym Mhrifysgol Aberystwyth mae’r Ganolfan yn gweithredu, yn achlysurol gall fod angen rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda sefydliad partner y Ganolfan, WISERD (amlinellir yn adran 1). Caiff data ei rannu at y dibenion a amlinellir yn adran 2 yn unig a chaiff ei brosesu mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data gyfredol. Mae’r Ganolfan hefyd yn defnyddio’r darparwyr gwasanaeth trydydd parti canlynol i helpu i ddarparu gwasanaeth gwell. Gweler isod:

  • Rydym ni’n defnyddio Eventbrite i brosesu gwybodaeth am unigolion sy’n cofrestru ar ein digwyddiadau. Gallwch ddarllen polisi preifatrwydd Eventbrite i weld sut mae’n rheoli data defnyddwyr.
  • Rydym ni’n defnyddio Mailchimp i anfon e-gylchlythyrau at unigolion sydd wedi cofrestru ar ein rhestr bostio. Gallwch ddarllen polisi preifatrwydd Mailchimp i weld sut mae’n rheoli data defnyddwyr.
  • Rydym ni’n defnyddio Zoom i gynnal digwyddiadau ar-lein. Gallwch ddarllen polisi preifatrwydd Zoom i weld sut mae’n rheoli data defnyddwyr.
  • Rydym ni’n defnyddio Microsoft Teams i gynnal digwyddiadau ar-lein. Gallwch ddarllen datganiad preifatrwydd Microsoft i weld sut mae’n rheoli data defnyddwyr.
  • Rydym ni’n defnyddio YouTube i gynnal fideos o’n digwyddiadau. Gallwch ddarllen telerau gwasanaeth YouTube i weld sut mae’n rheoli data defnyddwyr.

6. Sut rydym ni’n storio eich gwybodaeth bersonol

Mae deddfwriaeth diogelu data’n ei gwneud yn ofynnol i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, a chymerir pob mesur posibl i atal mynediad a datgelu heb awdurdod. Dim ond aelodau o staff sydd angen mynediad at rannau perthnasol o’ch gwybodaeth neu’r wybodaeth gyfan fydd ag awdurdod. Caiff eich data ei storio ar weinydd diogel PA. Wrth gofrestru ar gyfer ein rhestr bostio drwy Mailchimp, caiff eich data personol ei ddal tan i chi dynnu eich cydsyniad i brosesu eich data yn ôl. Wrth gofrestru ar gyfer ein digwyddiadau drwy Tocyn Cymru neu Eventbrite, caiff eich data personol ei gadw am flwyddyn ar ôl y digwyddiad ac ar ôl hynny caiff ei ddileu o’n systemau cyfrifiadurol.

7.  Eich hawliau

Mae gennych yr hawl i weld, cywiro, dileu neu gyfyngu ar ddefnydd eich gwybodaeth bersonol a hawl dros gludadwyedd data eich gwybodaeth bersonol. Os ydych chi wedi rhoi cydsyniad i PA brosesu unrhyw faint o’ch data yna mae gennych chi hefyd yr hawl i dynnu’r cydsyniad hwnnw’n ôl (fel y nodir yn adran 2). Ewch i gwe-ddalennau Diogelu Data’r Brifysgol i gael rhagor o fanylion am eich hawliau. Os ydych chi’n dymuno ymarfer unrhyw rai o’ch hawliau cysylltwch â infogovernance@aber.ac.uk.

8. Cwynion

Os ydych chi’n anhapus â’r ffordd mae eich gwybodaeth bersonol wedi’i phrosesu, yn y lle cyntaf cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol ar y manylion cyswllt uchod.
Os ydych chi’n parhau’n anfodlon, yna mae gennych chi hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yma:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF
www.ico.org.uk

Diweddarwyd hysbysiad Preifatrwydd Canolfan Gwleidyddiaeth a Chymdeithas Cymru ar 30 Ionawr 2024.